BAB 5 PERENCANAAN PESAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan-pesan bisnis dalam hal ini merupakan suatu langkah strategis untuk pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Pemahaman Proses Komposisi

Proses penyusunan pesan-pesan bisnis sendiri terdiri atas tiga hal antara lain adalah perencanaan, pengorganisasian dan revisi.

Ø Perencanaan

Dalam melakukan perencanaan, maksud / tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.

Ø Pengorganisasian

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya adalah pengorganisasian ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draft. Dalam melakukan pengorganisasian ini perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan juga dilaksanakan oleh penerima pesan itu sendiri.

Ø Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun  paragraf dalam hal ini perlu  diperhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Dalam hal ini perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Penentuan Tujuan

Ø Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas dalam hal ini akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu proses pengambilan keputusan antara lain adalah

·      Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan suatu pesan tanyakan pada diri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak.

·      Keputusan untuk menanggapi audiens, untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapinya dengan baik.

·      Keputusan untuk memutuskan isi, menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

·      Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

Ø Tujuan komunikasi bisnis

·      Memberi informasi, tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

·      Melakukan persuasi, tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.

·      Melakukan kolaborasi, tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.

Ø Cara menguji tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata.Dalam hal ini  ada beberapa hal yang mendasari didalam penentuan tujuan antara lain adalah apakah tujuan tersebut sudah realistis, apakah tujuan tersebut waktunya sudah tepat, apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat dan apakah tujuan tersebut selaras dengan tujuan organisasi perusahaan itu sendiri.

Analisis Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

Ø Cara mengembangkan profil audiens

Dalam mengembangkan suatu profil audiens bisa dikatakan gampang-gampang susah, ada beberapa cara dalam mengembangkan profil audiens antara lain adalah menentukan ukuran dan komposisi audiens, siapa audiensnya, reaksi audiens, tingkat pemahaman audiens dan hubungan komunikator dengan audiens.

Ø Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audiens dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Dalam hal ini ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens antara lain adalah temukan / cari yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan, berikan semua informasi yang diperlukan, pastikan bahwa informasinya akurat dan tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.

Ø Cara memuaskan kebutuhan motivasi audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Tetapi pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan / kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Salah satu cara untuk mengatasi kendala tersebut adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, diperlukan juga menggunakan pendekatan emosi audience.

Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah, merupakan ide-ide pendukung (supporting idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentifikasi adalah

Ø  Teknik curah pendapat (Brainstorming)

Penentuan ide pokok dengan memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Ada beberapa teknik yang digunakan dalam  pendekatan ini antara lain adalah  storyteller’s tour, random list, CFR (conclusions, findings, recommendations) worksheet, journalistic approach, question and answer chain.

Ø  Pembatasan cakupan

Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator. Selain itu hal yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis bergantung pada tujuan dan maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Ø Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaran lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan presentasi penting lainnya.

Ø Komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan.